Tietosuojaseloste

Laadittu 19.7.2018

Päivitetty 13.1.2021

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 and 14

Voimme milloin tahansa päivittää tai muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja lainsäädännön vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

1. Rekisterinpitäjä

Orion Oyj, Orionintie 1, 02200 Espoo

Puh. 010 4261

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Yhteyshenkilö: Mikko Kemppainen, lakiasiainpäällikkö Osoite: Orionintie 1A, 02200 Espoo

Sähköposti: (mikko.kemppainen@orion.fi)

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: privacy@orion.fi

3. Rekisterin nimi

Orion Oyj:n Whistleblowing (Ilmoituskanava)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / henkilötietojen vastaanottajat (tai vastaanottajaryhmät) / henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Orion-konsernin Ilmoituskanavan (Whistleblowing) kautta tulleiden ilmoitusten käsittely. Ilmoituskanavan tarkoitus on varmistaa, että rekisterinpitäjän toiminnassa noudatetaan hyvän hallintotavan periaatteita ja varmistetaan asianmukaiset toimintatavat liittyen taloudelliseen turvallisuuteen ja erityisesti petosten ja väärinkäytösten estämiseen. Ilmoituskanavan kautta käsitellään seuraavia aiheita koskevia ilmoituksia:

• Code of Conduct
• Lahjonnan torjunta
• Taloudelliset väärinkäytökset (ml. Finanssimarkkinoita koskevien säännösten ja määräysten epäilty rikkominen)
• Huomattavat ympäristösääntöjen rikkomukset ja ympäristön saastuttaminen
• Vakavat syrjinnän tai ahdistelun muodot

Ilmoituskanavan kautta tulleita ilmoituksia käsitellään yhdessä Orion- konsernin lakiosaston kanssa. Ainoastaan Orionin lakiasiainpäälliköllä sekä hyvin rajatulla määrällä Orionin sisäisen tarkastuksen palveluntarjoajan, Deloitte Oy:n, työntekijöitä on pääsy ilmoituskanavaan tuleviin ilmoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste on rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen ja hyvän hallintotavan (esim. sääntöjen ja lakien noudattaminen) edistäminen ja ylläpitäminen. Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella vain siinä tapauksessa, että suoritetun intressipunninnan tuloksena on todettu, etteivät rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet syrjäytä Orion-konsernin oikeutettua etua.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää Orionin henkilöstön tai muiden sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden antamia tietoja. Annetut tiedot voivat sisältää esim. nimiä, tapahtumia, tai muita selvittelyyn liittyviä henkilötietoja.

6. Tietolähteet

Orion-konsernin työntekijät tai muut mahdolliset sidosryhmät kuten Orion-konsernin yhtiöiden liikekumppanit tai niiden edustajat.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoa käsittelevät ainoastaan kohdassa 4. mainitut henkilöt. Lisäksi tietoa voidaan luovuttaa sisäisesti selvityksen niin vaatiessa, tai ulkopuolisille lahjonnan, korruption, petoksen tai muun väärinkäytöksen tai lainsäädännön rikkomiseen liittyvän tutkinnan toimeenpanoa varten tai mikäli ilmoitukseen liittyy tietoa, jossa on aihetta epäillä rikosta.

Henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asianosaisen suostumusta.

8. Siirrettävän henkilötiedon suojaaminen

Henkilötietoja voidaan erityisissä tapauksissa luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella, jolloin siirto tehdään vain henkilön suostumuksella ja sen perusteella. Henkilötietoa käsitellään ensisijaisesti Suomessa ja muualla EU- alueella.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja n. 60 vuorokautta sen jälkeen, kun niitä ei enää asian selvittämistä tai käsittelyä varten tarvita.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on suojattu teknisesti ja fyysisesti siten, ettei ulkopuolisilla ole pääsyä tietoihin.

11. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyn, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö kohdassa 2. mainitulle yhteyshenkilölle.

12. Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä rekisterinpitäjän rekisteristä vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, joka tulee esittää rekisterinpitäjän kohdassa 2. nimeämälle edustajalle.

13. Tiedon korjaaminen, poistaminen ja käsittelyn rajoittaminen

Henkilörekisterin pitäjän on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan oikaista, täydentää tai pyytää poistettavaksi rekisterissä oleva tieto. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa henkilön tulee itse ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti sähköpostitse. Henkilöiden yhteystiedot löytyvät kohdasta 2.

Tietyin edellytyksin rekisterinpitäjän on rekisteröidyn vaatimuksesta rajoitettava henkilötietojen käsittelyä.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.